Dịch vụ hỗ trợ
Giấy phép lao động, Visa,
Thẻ tạm trú và VNEID
AGS hỗ trợ bộ phận HR & Hành chính của doanh nghiệp Nhật thực hiện trọn gói các thủ tục cho chuyên gia Nhật: Giấy phép lao động, Visa (Evisa / LD), Thẻ tạm trú (TRC) và đăng ký VNEID. Giảm tải việc phải làm cầu nối giữa cấp trên Nhật, chuyên gia và cơ quan chức năng – đội ngũ tam ngữ Nhật – Việt – Anh trực tiếp phụ trách.
AGS – Người bạn đồng hành của HR tại doanh nghiệp Nhật
Quy định về lao động nước ngoài, visa và TRC thường xuyên thay đổi, yêu cầu giấy tờ khác nhau từng địa phương. Khối lượng công việc và rủi ro cho bộ phận HR rất lớn. AGS đồng hành như một thành viên mở rộng của đội HR.
Bốn nhóm dịch vụ chính
AGS thực hiện trọn gói bốn thủ tục cần thiết để chuyên gia nước ngoài làm việc và cư trú tại Việt Nam. HR chỉ cần cung cấp thông tin cơ bản – AGS đề xuất lịch trình, chuẩn bị hồ sơ và làm việc trực tiếp với cơ quan chức năng.
Đại diện nộp hồ sơ Giấy phép lao động (Work Permit) cho người nước ngoài. Hỗ trợ cả việc công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự bằng cấp và giấy tờ kinh nghiệm từ Nhật Bản.
Hỗ trợ xin Visa nhập cảnh phù hợp với mục đích: Evisa cho công tác ngắn ngày, Visa LD cho lao động, Visa DT cho nhà đầu tư, Visa TT cho thân nhân.
Xin cấp Thẻ tạm trú (Temporary Residence Card) sau khi đã có WP. Thời hạn tối đa 2 năm, không cần gia hạn visa từng lần, có thể đưa thân nhân cùng cư trú.
Hỗ trợ đăng ký hệ thống định danh điện tử VNEID của Bộ Công an. Tài khoản mức 2 là yêu cầu ngày càng phổ biến cho thủ tục hành chính, ngân hàng, đăng ký bất động sản.
Về Giấy phép lao động (WP)
Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam về nguyên tắc bắt buộc phải có Giấy phép lao động (WP). Nếu vi phạm, cả người lao động và doanh nghiệp đều chịu chế tài, vì vậy cần chuẩn bị có kế hoạch trước khi chuyên gia sang Việt Nam.
- ✓Thời hạn: tối đa 2 năm (có thể gia hạn)
- ✓Đối tượng: nhà quản lý, chuyên gia, lao động kỹ thuật
- ✓Chuyên gia cần bằng đại học trở lên và kinh nghiệm làm việc phù hợp trong lĩnh vực liên quan
- ✓Cần có chấp thuận của cơ quan trước khi nhập cảnh (thông báo tuyển dụng + xin chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài)
- ✓Gia hạn phải nộp trong khoảng 5–45 ngày trước ngày WP hết hạn
Vị trí khi xin Giấy phép lao động
- ● Nhà quản lý, giám đốc điều hành
- ● Chuyên gia (tốt nghiệp đại học trở lên + kinh nghiệm phù hợp)
- ● Lao động kỹ thuật (được đào tạo + có kinh nghiệm thực tế)
3 hình thức nộp hồ sơ
- ● Xin Giấy miễn WP (Work Permit Exemption)
- ● Xin WP theo hợp đồng lao động (tuyển dụng tại VN)
- ● Xin WP di chuyển nội bộ (chuyên gia biệt phái từ Nhật)
Các vấn đề thường gặp khi xin WP
Hồ sơ cần thiết để xin Giấy phép lao động
Những giấy tờ sau cần được chuẩn bị phía Nhật Bản. AGS hỗ trợ danh sách kiểm tra hồ sơ và thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.
Bằng cấp / Kinh nghiệm
- Bằng tốt nghiệp đại họcCần hợp pháp hóa lãnh sự + dịch tiếng Việt
- Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việcChứng minh kinh nghiệm phù hợp tại công ty trước
- Chứng chỉ chuyên mônTrường hợp là kỹ sư / quản lý
- Sơ yếu lý lịch (CV)Theo mẫu quy định tại Việt Nam
Sức khỏe / Lý lịch
- Giấy khám sức khỏeCó thể khám lại tại bệnh viện chỉ định ở Việt Nam
- Phiếu lý lịch tư phápDo cảnh sát Nhật hoặc đại sứ quán cấp
- Hộ chiếu (bản sao)Thời hạn còn lại tối thiểu 6 tháng
- Ảnh thẻNền trắng, kích thước theo quy định
Giấy tờ phía công ty
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC)Bản sao của công ty thuê
- Hợp đồng lao độngVới pháp nhân Việt Nam
- Giấy xác nhận thông báo tuyển dụngAGS soạn thảo
- Văn bản chấp thuận sử dụng lao động nước ngoàiDo Sở Lao động cấp (AGS nộp)
Về Thẻ tạm trú (TRC)
TRC (Temporary Residence Card) là thẻ cư trú dành cho người nước ngoài cư trú dài hạn tại Việt Nam. Có thể xin sau khi đã có WP, thời hạn tối đa 2 năm, không cần gia hạn visa từng lần và đưa được thân nhân cùng cư trú.
- ✓Thời hạn: tối đa 2 năm (theo thời hạn WP)
- ✓Điều kiện: đã có WP (hoặc giấy miễn WP)
- ✓Nộp sau khi nhập cảnh bằng visa LD
- ✓Vợ/chồng và con dưới 18 tuổi có thể xin TRC thân nhân
- ✓Trong thời hạn TRC không cần visa khi tái nhập cảnh
Lợi ích khi có TRC
So sánh Evisa · Visa LD · TRC
Có nhiều lựa chọn khi nhập cảnh và cư trú tại Việt Nam. Cần lựa chọn dựa trên mục đích, thời gian cư trú và mức độ rắc rối của thủ tục.
Thời gian cư trú tối đa
- Miễn VISA: 45 ngày
- VISA thông thường: 90 ngày
- TRC: tối đa 2 năm
Các loại VISA chính
- Visa DN: thương mại / công tác
- Visa LD: lao động (cần WP)
- Visa TT / VR: thân nhân / thăm thân
Nơi nộp hồ sơ xin VISA
- E-VISA: trực tuyến
- Visa DN / LD: ĐSQ Việt Nam tại Nhật
- TRC: Cục Quản lý XNC tại VN
| Hạng mục | Evisa | Visa LD | TRC |
|---|---|---|---|
| Mục đích | Du lịch / công tác ngắn ngày | Làm việc tại Việt Nam | Cư trú dài hạn (lao động, đưa thân nhân) |
| Cần WP? | Không cần | Cần (hoặc giấy miễn WP) | Cần (hoặc giấy miễn WP) |
| Thời hạn | Tối đa 90 ngày (single / multi) | Tối đa 2 năm | Tối đa 2 năm (theo WP) |
| Số lần nhập cảnh | Single / multiple | Multiple | Multiple (không cần visa) |
| Nơi nộp đơn | Online (từ Nhật có thể nộp) | Đại sứ quán VN / Cục Quản lý XNC | Cục Quản lý XNC tại VN (sau nhập cảnh) |
| Thời gian xử lý | 3–5 ngày làm việc | 5–10 ngày làm việc | 5–10 ngày làm việc |
| Đưa thân nhân | Không (nộp riêng) | Có thể qua Visa TT | Thân nhân có thể xin TRC |
| Được làm việc? | Không (chỉ gặp đối tác) | Có | Có |
| Gia hạn | Nộp lại khi hết hạn | Nộp lại khi hết hạn | Có thể gia hạn (đơn giản) |
| Khuyến nghị | Công tác / du lịch ngắn | Nhập cảnh khi bắt đầu làm | ★ Cư trú thường xuyên |
Hỗ trợ đăng ký VNEID
VNEID là hệ thống định danh điện tử do Bộ Công an triển khai. Sử dụng ngày càng rộng rãi trong hành chính, ngân hàng, đăng ký bất động sản, làm thủ tục lên máy bay nội địa. Đăng ký cho người nước ngoài cũng đang mở rộng và AGS hỗ trợ.
- ✓Mức 1: thông tin cơ bản (chức năng hạn chế)
- ✓Mức 2: sinh trắc học + đầy đủ chức năng
- ✓Mức 2 cần tự đến Công an nơi cư trú
- ✓Cần TRC, hộ chiếu và số điện thoại Việt Nam
- ✓Tiến trình khác nhau theo địa phương
Tình huống cần VNEID
Thủ tục xin Visa Việt Nam tại Nhật Bản
Khi xin Visa Việt Nam tại Nhật trước khi chuyên gia sang, thủ tục được thực hiện tại các cơ quan đại diện Việt Nam tại Nhật dưới đây. Vui lòng xem thông tin mới nhất, hồ sơ yêu cầu và giờ tiếp nhận trên website chính thức.
tại Nhật Bản
Phụ trách khu vực Kanto, Tohoku, Hokkaido
tại Osaka
Phụ trách khu vực Kansai, Chugoku, Shikoku, Kyushu
Thuế TNCN của chuyên gia nước ngoài cần lưu ý đặc biệt
Chuyên gia nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải giải quyết nhiều vấn đề phức tạp về thuế: xác định cư trú / không cống, kê khai ở cả hai nước Nhật và Việt Nam, xử lý lương từ Nhật và phụ cấp gia đình... Khuyến nghị thiết kế kế hoạch thuế đồng thời với việc xin WP và Visa.
Trong năm tính thuế (thông thường từ tháng 1 đến tháng 12), nếu số ngày ở tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên, chuyên gia trở thành cư dân thuế Việt Nam và thu nhập toàn cầu sẽ bị đánh thuế TNCN tại Việt Nam. Quản lý số ngày trong năm đầu và năm cuối rất quan trọng.
Khi chuyên gia trở thành cư dân thuế Việt Nam, lương chi trả bởi công ty mẹ tại Nhật (home pay, phụ cấp gia đình) cũng thuộc đối tượng TNCN tại Việt Nam. Cả phần không chi tại pháp nhân Việt Nam vẫn cần kê khai – đây là điểm dễ bỏ sót.
Tiền thuê nhà, xe, vé máy bay về phép do công ty chi trả... được đánh giá là thu nhập chịu thuế theo quy định riêng. Phụ cấp nhà có ngưỡng 15% tổng lương chịu thuế – cách tính riêng của Việt Nam.
Hiệp định tránh đánh thuế 2 lần Nhật-Việt giúp điều chỉnh, nhưng cần kê khai đúng và thực hiện thủ tục tín dụng thuế nước ngoài. Cần quản lý tích hợp kê khai phía Nhật (thu nhập từ lương, giấy xác nhận nộp thuế tại Việt Nam) và kê khai phía Việt Nam.
Việt Nam yêu cầu quyết toán TNCN trong vòng 90 ngày kể từ cuối năm tính thuế (31/12). Sự chênh lệch giữa thuế khấu trừ hằng tháng và thuế phải nộp cả năm sẽ được điều chỉnh – hoàn thuế hoặc nộp bổ sung.
cung cấp trọn gói cho cả chuyên gia và công ty.
Câu hỏi thường gặp
Có thể chia sẻ kế hoạch đón chuyên gia & AGS sẽ đề xuất quy trình phù hợp để báo cáo với cấp trên.